SURABAYA — Pasca pelantikan beberapa waktu lalu, Wanita LDII Jawa Timur mulai bergerak menggelar kegiatan. Salah satunya adalah Webinar Protokoler, Sabtu (19/3). Acara ini sekaligus pembekalan kepada para pengurus Wanita LDII Jawa Timur yang menjadi peserta webinar agar lebih sigap ketika menggelar acara.
“Tak ada ilmu yang tidak bermanfaat. Insya Allah semua ilmu ada manfaatnya,” ujar Ketua Wanita LDII Jawa Timur, Emie Santoso saat memberi sambutan pembukaan.
Protokoler bakal dibutuhkan saat Wanita LDII Jawa Timur kelak menggelar acara resmi. Dalam acara resmi biasanya membutuhkan dukungan pelayanan keprotokolan yang proporsional, profesional, dan optimal.
Wakil Direktur RSIA Annisa Medika Husada Mojoagung, Kabupaten Jombang, WE Tjitrawatie hadir sebagai pemateri. Ia menuturkan tentang peran penting seorang petugas protokoler dalam sebuat even. Pemaparannya tersebut berdasarkan pengalaman sebagai Kepala Sub Bagian Protokol Pemerintah Kabupaten Jombang.
“Sukses tidaknya suatu acara itu dapat dilihat dari kinerja protokolernya. Protokol dibutuhkan karena menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak,” ujarnya.
Untuk itu terdapat beberapa syarat untuk menjadi seorang protokoler. Pertama, mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia. Kedua, bermental kuat dan kepribadian tangguh. Ketiga, terampil dan cekatan menguasai situasi. Keempat, mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat. Kelima, sangat peka terhadap permasalahan yang timbul. Keenam, sangat memahami perasaan orang lain. Ketujuh, sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang.
Syarat kedelapan, pandai membawa diri dan selalu mawas diri. Kesembilan, rendah hati, penampilan menarik, pandai berbusana sesuai dengan suasana. Kesepuluh, berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik. Kesebelas, memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen. Keduabelas, menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing. Terakhir, memahami dan menguasai pengetahuan tentang keorganisasian.
“Kepekaan dari sebuah petugas protokol sangat diperlukan sekali, untuk itu diperlukan mencari seorang protokoler yang entengan, mau dan mampu,” ujar Tjitrawatie.
Ia menambahkan, akan percuma jika hanya memiliki kemampuan tapi tidak punya kemauan. Pun sebaliknya, memiliki kemauan tapi tidak punya kemampuan. “Ya tidak apa-apa. Namun pekerjaannya akan selesai dengan lambat,” jelasnya.
Dalam pemaparannya Tjitrawatie juga menjelaskan tentang beberapa kegiatan keprotokolan yang harus diperhatikan dalam setiap acara, yaitu tata ruang, tata busana, tata upacara, tata tempat dan tata warkat. Tujuannya agar para petugas protokol dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
“Sebelum acara dimulai, seorang petugas protokol harus benar-benar tahu apa tugasnya dan apa yang harus dikerjakan sesuai dengan perannya masing-masing,” terangnya. (ysy)
